クラウド会計システムを導入することによって、会社によっては劇的に効率化できるところがあります。どのような会社がクラウド会計システムの導入が向いているのでしょうか。
会社の会計処理をクラウドシステムに合わせることができれば、最も効率化できる
XeroやQuickbook等の #クラウド会計システム は価格が手頃です。毎月の使用料を支払えばすぐに使用できます。システム導入に大きな初期投資は必要ありませんので、簡単に導入できそうです。
ただ、クラウド会計システムを導入すれば、それだけで経理業務が効率化されるわけではありませんし、DX化が進むわけではありません。今まで使っていた会計システムがクラウド会計システムに変わっただけで、作業は減らなかったという会社もあるのではないでしょうか。
クラウド会計システムを効果的に使うのはどのようにしたらいいのか？
クラウド会計システムは色々ありますが、弊社は #Xero のパートナーですのでXeroを前提にお話しを進めます。
1. 銀行データは自動で取り込む
香港の場合、HSBC, Hang Seng Bank、DBSであれば銀行データを毎日自動でXeroに取り込むことが可能です。入力ミスもなくなります。
2. 売上請求書は会計システムで作成
請求書（見積書も可能）はXeroで作成できますので、Xeroで作成しましょう。作成した請求書はXero上で上司が承認します。そしてXeroから直接メールで顧客に送付可能です。エクセルやワードで請求書を作成している会社もあるのではないでしょうか。
請求書を承認したタイミングで売上、売掛金が計上されます。売掛金の管理もXeroで行います。
3. 経費の申請、承認はXero上で行う
立替経費の申請は各スタッフがXero上で申請するようにします。Xero expenseというアプリがありますので、領収書の写真をスマートフォンでとってアップロードします。上司もXero上で内容を確認して承認します。毎月、エクセルファイルに経費をまとめて領収書と一緒に提出という作業はなくなります。私は発生した経費はその日のうちにXero expenseでXeroにアップロードしています。
発生した経費（取引）をその日のうちに処理するのは、タイムリーに漏れがない決算書を作成するためのコツです。
4. 買掛金等の支払の管理はXeroで行う
ベンダーから受け取った請求書はXeroにアップして仕入処理します。支払期日の管理はXeroで行います。
5. 経営者もXeroの基本的な使い方を覚える
Xeroでは簡単に決算書が見れます。ネットの環境があればいつでもどこでも会社の決算書を確認できます。
銀行データが毎日取り込まれ、請求書の発行、経費の申請、仕入の入力をタイムリーに行っていればXeroで最新の決算書が確認でき、今後のキャッシュフロー（資金繰り）が確認できます。
Xeroを会社に導入しても、今までと同様に作業をするのであればXero導入の効果はあまり得られません。会社の業務をXeroに合わせて変更することが大事です。上記のように各データをスタッフ全員でXeroに入力していき、スタッフ全員で決算書を日々アップデートしていくイメージです。
クラウドシステムですので、ネットの環境があればどこでも作業できます。出張が多い人もオフィス以外で仕事をしたい人も大丈夫です。
また、Xeroは領収書等の写真やPDFを取引に紐付けて保管できます。
中小企業の #DX化（デジタルトランスフォーメーション化）の最初の一歩として会計システムから入るのは良いのではないでしょうか。
